Principe 1 – Responsabilité
Principe 2 – Détermination des fins de la cueillette de renseignements
Principe 3 – Consentement
Principe 4 – Limitation de la cueillette
Principe 5 – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
Principe 6 – Exactitude
Principe 7 – Mesures de sécurité entourant les renseignements personnels
Principe 8 – Transparence
Principe 9 – Accès aux renseignements personnels
Principe 10 – Traitement des plaintes et des suggestions

La société Moneris est responsable de la préservation et de la protection des renseignements personnels dont elle a la gestion. Elle a désigné une ou plusieurs personnes qui doivent s’assurer du respect des dix principes relatifs à la protection des renseignements personnels.

Les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminées avant la cueillette ou au moment de celle-ci.

Toute personne doit être informée de toute cueillette, utilisation ou communication de renseignements personnels la concernant et y consentir, sauf si la loi exige ou permet qu'il en soit autrement.

Moneris ne recueille que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées.

Les renseignements personnels peuvent uniquement être utilisés ou communiqués aux fins auxquelles ils ont été recueillis, sauf si vous y consentez par ailleurs ou si la loi l'exige ou le permet. Les renseignements personnels ne doivent être conservés que durant la période requise pour atteindre les fins déterminées ou pendant le délai prévu par la loi.

Les renseignements personnels doivent être préservés de manière qu'ils soient aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

Les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

Moneris doit mettre à la disposition de ses clients de l'information au sujet de ses politiques et de ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels.

Moneris doit informer tout client qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels le concernant, de leur utilisation et de leur communication à des tiers, et lui permettre de les consulter. Le client doit pouvoir vérifier l'exactitude et l'intégralité des renseignements personnels le concernant et demander qu'ils soient corrigés, au besoin.

Les clients peuvent poser des questions ou soumettre des demandes de renseignements au sujet des principes relatifs à la protection des renseignements personnels énoncés ci-dessus ou de nos pratiques en cette matière, à la personne suivante :

Agent responsable de la protection des renseignements personnels
Solutions Moneris
C.P. 219, succursale D
Toronto (Ontario) M6P 3J8
Téléphone : 1 866 319-7450
Télécopieur : 1 416 734-1754
Courriel : privacyofficer@moneris.com

Afin de donner suite à votre demande et avant même de vous fournir des renseignements ou de corriger des inexactitudes, il se peut que nous vous demandions de vous identifier, preuves à l'appui. Nous nous efforcerons de donner suite à votre demande dans un délai raisonnable.

Si vous avez des questions au sujet de notre politique et de nos pratiques en matière de protection de renseignements personnels, veuillez d'abord nous les poser directement.

Si, relativement à votre demande, vous ne recevez aucun accusé de réception ou aucune réponse satisfaisante, veuillez alors communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée, à l'adresse http://www.privcom.gc.ca [ou par la poste à l'adresse suivante : 112, rue Kent, Ottawa (Ontario) K1A 1H3], qui agira alors comme agent de liaison auprès de Moneris.

Quels renseignements recueillons-nous?

Chez Moneris, nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels en vue de vous fournir les services que vous demandez et de vous proposer d'autres produits et services susceptibles de vous intéresser. Vous avez toujours le choix de nous communiquer ou non des renseignements personnels.

Le genre de renseignements personnels que nous pouvons vous demander dépend de la nature des services que nous vous offrons et inclut notamment votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique.

Lorsque vous visitez les sites Web de Moneris, nous ne recueillons aucuns renseignements personnels, sauf ceux que vous nous donnez volontairement. Nous vous invitons à naviguer sur nos sites Web en tout temps, dans l'anonymat et en privé, sans nous révéler aucun renseignement personnel ou financier.

En vue de maintenir la qualité de notre service, il se peut que nous enregistrions les appels faits à nos centres d'assistance. Avant que l'on ne réponde à votre appel, un message enregistré vous indiquera qu'il est possible que votre appel soit choisi de façon aléatoire et enregistré dans le cadre de notre programme d'assurance de la qualité.

Genre de renseignements que nous recueillons

La majeure partie des renseignements personnels que nous recueillons nous vient directement de vous et ce, seulement avec votre consentement. Dans la mesure où nous avons obtenu votre consentement, nous pouvons recueillir des renseignements personnels en personne, par téléphone, par la poste, par télécopieur et par Internet, ou encore par l'intermédiaire de tierces parties, comme votre institution financière.

Quand vous visitez notre site Web Giftcertificates.ca , il se peut que nous recueillions des renseignements personnels concernant une autre personne afin de lui expédier un bon cadeau.

Comme il est mentionné précédemment, vous avez toujours le choix de nous donner ou non des renseignements personnels. Toutefois, si vous décidez de ne pas nous communiquer certains renseignements, nous pourrions nous trouver dans l'incapacité de vous fournir tous nos services.

Si nous ne sommes pas en mesure de donner suite à votre demande compte tenu des renseignements que vous nous avez fournis, il se peut que nous vous demandions des détails supplémentaires afin de vous aider d'une autre façon. Moneris peut également tenir un dossier contenant l'historique de ses communications avec un client pour les besoins de ses demandes de renseignements.

Chez Moneris, nous recueillons aussi automatiquement des renseignements anonymes ou impersonnels, c'est à dire des renseignements que nous n'associons pas à une personne physique ou morale particulière. Par exemple, nos serveurs Web recueillent automatiquement certains renseignements anonymes ou impersonnels lorsque vous visitez l'un des sites Web de Moneris. Ces renseignements, qui sont recueillis électroniquement, peuvent comprendre les pages que vous avez consultées, le type de fureteur que vous utilisez, le niveau de chiffrement que votre fureteur accepte et votre adresse Internet. Les renseignements anonymes ou impersonnels recueillis peuvent être utilisés à des fins de recherche et de statistiques, et, occasionnellement, dans le cadre d'enquêtes de sécurité.

Pour nous aider à mieux comprendre nos marchés, nous pouvons aussi recueillir des renseignements à des fins d'analyse en réalisant des sondages parmi les clients et en extrayant des données démographiques de fichiers existants.

Le fait de nous donner des renseignements personnels signifie ce qui suit : a) vous consentez à ce que nous recueillions, utilisions et communiquions vos renseignements personnels conformément aux termes de la présente politique; et b) vous ou vos représentants êtes autorisés à nous donner des renseignements personnels. Si vous n'acceptez pas ce mode de fonctionnement, vous et vos représentants êtes priés de ne fournir aucun renseignement personnel à Moneris. Certains services ne peuvent être offerts que si vous fournissez des renseignements personnels à Moneris. Par conséquent, si vous et vos représentants choisissez de ne pas nous fournir les renseignements personnels requis, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous offrir certains services.

Comment utilisons-nous vos renseignements?

Nous utilisons vos renseignements personnels pour communiquer avec vous, traiter vos demandes et, en bout de ligne, vous fournir efficacement les services que vous avez demandés. Nous utilisons les renseignements personnels que vous nous avez fournis pour communiquer avec vous et protéger vos intérêts. Nous vous tiendrons au courant des opérations sur votre compte de commerçant, nous vous enverrons des avis importants et nous donnerons suite à vos demandes spéciales. Dans la mesure où nous avons obtenu votre consentement, il se peut aussi que nous vous communiquions des renseignements sur d'autres produits et services susceptibles de vous intéresser.

Services aux commerçants de Moneris

En particulier, si vous êtes client des Services aux commerçants de Moneris, la convention de commerçant signée avec vous nous autorise à utiliser et à communiquer les renseignements personnels que vous nous avez fournis aux fins suivantes :

• Répondre à toute demande de services
• Vous fournir nos services, notamment :
• déterminer votre situation financière en recueillant des renseignements financiers ou de crédit auprès de nos filiales, de nos partenaires stratégiques, de nos agences d'évaluation de crédit, d'autres institutions financières et de références que vous nous fournissez
• faciliter la prestation de nos services en partageant les renseignements vous concernant avec des fournisseurs de services, des émetteurs de cartes de crédit ou de débit, des associations de cartes de crédit ou de débit, des agences d'évaluation de crédit et d'autres parties semblables liées aux services de cartes de crédit ou de débit
• faire enquête sur d'éventuelles activités frauduleuses ou douteuses touchant votre (vos) compte(s) de commerçant ou l'utilisation de nos services
• aux termes des règles ou règlements des associations de cartes de crédit ou de débit, faire rapport aux émetteurs de cartes de crédit ou de débit, aux institutions financières ou à d'autres entités s'occupant de cartes de crédit ou de débit
• vous offrir des produits et services connexes pouvant vous être utiles
• dans le cadre d'opérations visant notre entreprise, notamment sa vente réelle ou éventuelle, sa restructuration, un regroupement d'entreprises, une fusion ou une fusion par création d'une société nouvelle.

Clients d'Ernex et de Giftcertificates.ca

Si vous êtes un particulier qui utilise nos autres services, il se peut que nous utilisions et communiquions vos renseignements personnels afin de fournir les services demandés, ainsi que de la manière suivante :

• afin de faciliter la prestation de nos services en partageant les renseignements personnels avec des tiers fournisseurs de services et d'autres parties semblables liées aux services
• afin de vous offrir des produits et services connexes pouvant vous être utiles
• dans le cadre d'opérations visant notre entreprise, notamment sa vente réelle ou éventuelle, sa restructuration, un regroupement d'entreprises, une fusion ou une fusion par création d'une société nouvelle.

Nous n'utilisons les renseignements personnels qu'aux fins dont nous vous avons fait part. Si, pour quelque raison que ce soit, nous en avons besoin pour des fins différentes, nous devons obtenir votre consentement avant d'agir.

Les renseignements anonymes ou impersonnels tirés des sites Web de Moneris sont utilisés surtout à des fins techniques ou à des fins de recherche et d'analyse, notamment évaluer les divers éléments de ces sites. Les renseignements recueillis ne comprennent aucuns renseignements personnels et ils ne sont conservés que jusqu'à la réalisation des fins auxquelles ils sont destinés.

Nous cherchons continuellement à améliorer les services que nous vous proposons. Les renseignements anonymes ou impersonnels recueillis au moyen des sondages, tirés d'archives publiques et extraits de dossiers existants nous aident à mieux comprendre les intérêts, les priorités et les niveaux de satisfaction de nos clients.

Dans quels cas vos renseignements pourraient-ils être communiqués à des tiers?

Nous sommes tenus de préserver le caractère confidentiel des renseignements personnels qui vous concernent, sauf si vous y consentez à ce qu'ils soient divulgués ou si la loi l'exige ou le permet.

Chez Moneris, il nous arrive de confier en sous traitance à des tiers la tâche d'exécuter des services spécialisés, notamment la livraison et la réparation de terminaux, ainsi que l'exécution et l'expédition de commandes. Nos fournisseurs de confiance peuvent parfois être chargés de traiter et de manipuler une partie des renseignements reçus de vous.

Lorsque nous engageons des fournisseurs pour fournir des services spécialisés, ils reçoivent uniquement l'information nécessaire à l'exécution de ces services. En outre, il leur est interdit d'entreposer, d'analyser ou d'utiliser cette information à des fins autres que la prestation du service pour lequel ils sont engagés. Par ailleurs, dans le cadre de nos conventions, nos fournisseurs, leurs employés et leurs représentants sont tenus de protéger les renseignements personnels de manière conforme aux politiques et pratiques que nous avons mises en place en matière de protection des renseignements personnels.

Lorsque la loi l'exige

Les circonstances dans lesquelles nous sommes légalement tenus de communiquer certains renseignements sont le plus souvent liées à des enquêtes criminelles ou aux obligations de communication d'information des autorités fiscales. Dans certains cas, par exemple dans le cadre de poursuites judiciaires ou pour les besoins d'une ordonnance d'un tribunal, il se peut aussi que nous soyons tenus de communiquer certains renseignements aux autorités. En pareil cas, nous ne communiquons que les renseignements expressément demandés et nous prenons la précaution de nous assurer que les autorités faisant la demande ont des motifs légitimes de le faire.

Lorsque la loi l'autorise

Dans certaines situations, la loi nous autorise à communiquer des renseignements personnels, par exemple lorsque, au moyen de méthodes raisonnables et légales, nous tentons de faire respecter nos droits aux termes de nos conventions, de recouvrer un compte en souffrance ou d'effectuer une enquête si un client est soupçonné d'activités illégales.

Avec qui pouvons-nous partager vos renseignements?

Nos employés et entrepreneurs

Dans le cours des activités quotidiennes, les renseignements personnels, délicats et confidentiels ne sont accessibles qu'aux employés autorisés qui ont une raison légitime sur le plan commercial de les consulter. Par exemple, lorsque vous nous téléphonez, les préposés autorisés peuvent accéder à votre dossier pour vérifier votre identité et pour vous aider à réaliser l'opération demandée.

Dans le cadre respectif de leur contrat d'emploi ou de leur convention d'entrepreneur indépendant, tous les employés et entrepreneurs indépendants au service de Moneris sont avisés de l'importance de la protection des renseignements personnels et sont tenus de respecter les normes que nous avons établies dans ce domaine. Nous exigeons de tous les employés et entrepreneurs qu'ils respectent les principes éthiques définis dans le code de conduite pertinent et qu'ils se conforment aux lois et règlements en vigueur.

Il est strictement interdit à tout employé de Moneris de consulter ou de communiquer des renseignements sur des clients sans y avoir été autorisé. Nous exigeons de tous les employés et entrepreneurs indépendants qu'ils respectent en toute circonstance le caractère confidentiel des renseignements sur les clients, et toute infraction à cette règle entraîne des mesures disciplinaires appropriées, lesquelles peuvent aller jusqu'au renvoi.

Comment protégeons-nous vos renseignements?

Nous utilisons des technologies de fine pointe et mettons continuellement à jour nos normes de sécurité pour que les renseignements personnels que nous détenons sur vous soient à l'abri de toute intrusion et protégés contre toute transmission, modification ou utilisation non autorisée. Les mesures de protection et de sécurité sont adaptées également au degré de sensibilité des renseignements en cause.

Fichiers des clients

Les fichiers électroniques des clients sont conservés dans un environnement hautement sécurisé et à accès restreint. Les documents sur papier sont entreposés dans des classeurs verrouillés. Leur accès est aussi limité.

Sécurité des communications en ligne

Notre environnement électronique est étroitement surveillé et les modalités d'application de nos coupe-feu sont rigoureusement observées. Nous réexaminons régulièrement nos pratiques en matière de sécurité et nous mettons régulièrement à niveau notre dispositif technologique pour protéger la confidentialité et l'intégrité des renseignements.

Les sites Web de Moneris utilisent un protocole de liaisons sécurisées (protocole SSL) et un système de chiffrement à 128 bits pour renforcer la protection des zones sécurisées de ces sites lorsque vous les visitez. Le protocole SSL est l'outil normalisé que notre secteur a adopté pour protéger et sécuriser les transmissions de messages par Internet. Lorsque vous accédez à vos comptes ou que vous envoyez des renseignements à partir de sites sécurisés, le système de chiffrement brouille vos données et les transmet dans un format illisible, de sorte qu'aucun tiers ne puisse y avoir accès sans autorisation.

Pour protéger vos comptes contre tout accès non autorisé, il se peut que vous utilisiez un code d'identification et un mot de passe pour pénétrer dans certaines zones sécurisées des sites Web de Moneris. Le code d'identification et le mot de passe sont tous deux chiffrés lors des transmissions par Internet. Sans ce mot de passe, vous ne pouvez pas accéder à ces zones.

Lorsque vous appelez notre Centre d'assistance, vous devez vous identifier en donnant certains renseignements permettant de vous identifier personnellement.

Comment pouvez-vous protéger vos propres renseignements?

Nous ne ménageons aucun effort pour assurer la protection et l'intégrité des renseignements personnels. Nous estimons que vous pouvez aussi adopter vous-même certaines mesures. Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour vous protéger contre les fraudes et les intrusions.

Mots de passe

Votre mot de passe vous permet de vous identifier et confirme que vous avez le droit d'accéder à vos comptes en ligne. Le mot de passe que vous utilisez est chiffré. Le chiffrement est actuellement le moyen le plus efficace de protéger les données. De la même manière que nous nous devons d'appliquer des procédés rigoureux pour protéger vos renseignements personnels, vous vous devez de prendre des précautions en ce qui concerne vos mots de passe. Nous vous suggérons de choisir un mot de passe composé de lettres et de chiffres, et de ne pas utiliser les mots qui peuvent vous être facilement associés, comme le nom d'un membre de votre famille, d'un animal de compagnie ou de votre rue. Nous vous suggérons également de changer régulièrement votre mot de passe.

Renseignements personnels

Vous ne devriez pas donner des renseignements personnels sans comprendre exactement l'objet de la demande ou sans connaître la personne avec qui vous faites affaire.

Sécurité des communications en ligne

Pour être sûr que votre lien avec une zone protégée des sites Web de Moneris est sécurisé, vérifiez la présence de l'icône représentant un cadenas fermé ou une clé non brisée dans le coin inférieur droit de la barre des tâches de votre fureteur. Vous pouvez aussi vérifier si, dans la barre d'adresse, l'adresse commence par " https " au lieu de l'habituel " http "; si tel est le cas, cela signifie que le protocole SSL (Secure Socket Layer) est en fonction.

Vous pouvez accéder aux renseignements qui vous concernent et les modifier

Moneris fonde ses décisions sur les renseignements qu'elle possède. Il est donc important que les renseignements personnels soient exacts et complets. Comme tous nos clients, vous avez le droit d'accéder aux renseignements personnels et financiers qui figurent dans votre dossier, de les vérifier et de les modifier au besoin.

Accès aux renseignements qui vous concernent

Pour les questions relatives à la protection des renseignements personnels, vous pouvez accéder aux renseignements qui vous concernent et les vérifier en appelant notre Centre d'assistance à la clientèle au 1 866 319-7450.

Modification des renseignements

Afin de nous aider à garder à jour les renseignements personnels que nous possédons sur vous, nous vous encourageons à faire rectifier au besoin les inexactitudes qu'ils pourraient comporter. En dépit de nos efforts, des erreurs peuvent se produire. Si vous découvrez que des renseignements figurant dans votre dossier sont inexacts ou périmés, nous les modifierons. Au besoin, nous porterons ces changements à la connaissance de tiers auxquels nous aurions, sans le vouloir, transmis des renseignements inexacts.

Comment procéder

Pour faire rectifier des renseignements figurant dans votre dossier, vous pouvez procéder de l'une des façons suivantes :

a) communiquer avec le Centre d'assistance à la clientèle pertinent au 1 866 319 7450 pour les questions relatives aux services aux commerçants de Moneris; l'un de nos préposés répondra à votre demande de rectification des renseignements personnels utilisés pour communiquer avec vous;

b) nous transmettre par télécopieur, au 1 416 232 8353, votre demande de rectification des renseignements personnels utilisés pour communiquer avec vous.

Dans un cas comme dans l'autre, vous serez tenu de vous identifier en donnant certains renseignements permettant de vous identifier personnellement.

Un mot sur les témoins

Questions, commentaires et plaintes

Si vous avez des questions sur les politiques et pratiques de Moneris, de ses employés ou de ses fournisseurs en matière de protection des renseignements personnels, veuillez nous appeler au - 1-866-319-7450.

Mise à jour de la présente politique

Toute modification de notre politique relative à la protection des renseignements personnels ou de nos méthodes de traitement de l'information sera intégrée sans délai à la présente politique. Nous nous réservons le droit d'ajouter de nouvelles dispositions à cette politique et de la modifier ou d'en éliminer des éléments si nous jugeons à propos de le faire. La date de la dernière modification apportée à la présente politique relative à la protection des renseignements personnels est indiquée au bas de chaque page.

Sites Web assujettis à la présente politique

LLes sites Web qui sont assujettis aux dispositions et pratiques énoncées dans la présente politique sont les suivants : http://www.myebiz.ca, http://www.moneris.com, http://www.ernex.com et http://www.giftcertificates.ca.

Autres sites Web